원드라이브 저장 공간 부족 해결방법 (자동 백업 파일 삭제, 파일 별로 없는데 용량 부족할 때)

원드라이브 저장 공간 부족

최근 마이크로소프트가 대학교에 지원하던 오피스 365(엑셀, 파워포인트, 워드, 원드라이브 등)의 클라우드 저장용량이 대폭 줄었습니다.

필자의 학교는 학생 1인당 1GB만 지원하는 것으로 변경되었기 때문에 이미 이 저장공간을 초과해서 사용하고 있다면, 곧 자료가 삭제될 수 있어서 학교 측에서 학생에게 메일로 공지하고 있습니다.

저는 엑셀이나 워드 파일을 자동 저장하는 용도로만 사용했기 때문에 클라우드 용량을 별로 사용하고 있지 않을 거라고 생각했는데 혹시나 하고 들어가 보니 1.7GB나 사용 중이었습니다.

그래서 문서 목록을 봤는데 다 합쳐도 문서 용량은 70MB도 안되어 있기 때문에 어디서 용량을 차지하고 있을까 한참 알아보다가 엑셀, 워드, PPT 문서들의 버전 기록(백업 파일)이 상당한 용량을 차지하고 있다는 것을 알게 되었습니다.

생각보다 버전 기록을 제거하는 설정이 찾기가 어려워서 내용을 공유하고자 글을 남깁니다.

 

1. 원드라이브 로그인

https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

우선 원드라이브에 접속하여 본인 계정의 여유 공간이 얼마나 되는지 확인합니다.

이 사진에서는 이미 공간을 정리하여 용량이 여유가 있는 모습입니다.

사진에서 0.5GB라고 써져 있는 현재 사용량 부분을 클릭하면 가장 큰 파일 목록을 보여줍니다.

원드라이브 저장소 용량 확인

 

2. 가장 큰 파일 목록 확인

이곳에서 현재 문서중 파일 크기가 큰 순서대로 볼 수 있습니다.

하지만 저장소 용량에 비해 문서들의 용량이 현저히 적다면 자동으로 백업된 문서의 복사본이 많이 쌓인 것입니다.

 

3. OneDrive 설정 진입

백업파일(버전 기록)을 제거하기 위해 원드라이브 설정에 진입합니다.

원드라이브 페이지에서 우상단 톱니바퀴를 누릅니다.

나타난 설정 메뉴에서 OneDrive 설정을 클릭합니다.

 

4. 기타 설정 -> 저장소 메트릭 진입

이어서 저장소를 관리하는 설정으로 진입해야 합니다.

기타 설정의 저장소 메트릭으로 진입합니다.

 

5. 저장소 용량 확인

저장소 메트릭에서 전체 용량과 함께 폴더별 사용량도 한눈에 볼 수 있습니다.

아래 이미지는 한번 정리 후 캡처하여 공간이 여유 있는 모습입니다. 

문서 폴더가 많은 용량을 차지하고 있었기 때문에 해당 폴더로 진입합니다.

 

6. 문서별 버전 기록 확인

문서 폴더에 들어와 보니 아까 적은 용량으로 표시되었던 파일들이 백업본을 포함한 큰 용량으로 표시됩니다.

사진이 많고 많은 수정을 거친 문서일수록 버전이 많아져서 용량이 커질 듯합니다.

백업 파일을 지우고 싶은 파일의 버전 기록에 진입합니다.

 

 

7. 버전 확인 및 삭제

게임소개서 문서가 많은 용량을 차지하고 있습니다.

'모든 버전 삭제' 버튼을 눌러서 모든 백업 버전을 삭제할 수 있습니다.

*주의*

버전을 삭제하면 해당 문서를 다시 이전 상태로 되돌릴 수 없습니다!

모든 편집을 마쳤거나, 더 이상 이전 버전으로 되돌릴 필요가 없는 문서에만 진행하시기 바랍니다.

모든 버전 삭제 버튼 클릭

 

삭제를 마치면 다음과 같이 모든 백업본이 제거됩니다.

모든 버전이 삭제된 모습

 

8. 휴지통 비우기 (2단계 휴지통까지)

아직 끝이 아닙니다.

백업 파일들은 완전히 사라진 것이 아니라, 휴지통으로 이동하게 됩니다.

때문에 다시 저장소 메트릭을 보면, 문서 용량은 줄어들어 순서가 바뀌었지만 총용량은 줄어들지 않았습니다.

제일 큰 용량의 문서가 다른걸로 바뀌었다. 하지만 총 용량은 그대로.

목록 하단에 이에 대한 안내 문구가 있다.

 

원드라이 페이지로 돌아와서 좌측 메뉴의 '휴지통' 메뉴를 클릭합니다.

다음과 같이 원드라이브에서 휴지통을 진입해 보니 아까 제거한 백업 파일들이 있습니다.

좌상단의 '휴지통 비우기' 버튼을 클릭하여 제거해 줍니다.

*정말 해당 문서의 버전 기록을 삭제해도 되는지 한번 더 생각해 보세요!*

휴지통 비우기

휴지통을 비우면 다음과 같이 보입니다. 

하지만 아직 끝이 아닙니다.

마지막으로 '2단계 휴지통'까지 비워줘야 합니다!

비워진 휴지통 하단의 '2단계 휴지통' 버튼을 클릭합니다.

 

9. 2단계 휴지통 비우기

2단계 휴지통도 마찬가지로 좌상단 '휴지통 비우기' 버튼을 통해 비워줍니다.

*주의! 2단계 휴지통 비우기까지 진행할 경우 완전히 파일이 삭제어 복구가 불가능합니다! 마지막으로 검토하세요!*

2단계 휴지통 비우기

2단계 휴지통까지 비워진 모습

2단계 휴지통까지 비워졌다면 모든 절차가 마무리되었습니다.

하지만 저장소 용량에 반영되기까지 약간의 시간이 소요되더군요. (저의 경우 1~2분?)

 

12. 완료

조금 기다리니 삭제한 백업 파일의 크기만큼 용량이 확보되었습니다.

저장소 용량이 줄어든 모습

자동 버전 기록은 때때로 매우 유용한 기능입니다.

갑자기 프로그램이 종료되거나 PC가 종료되어도 손실을 최소화할 수 있고,

오늘까지 작업하던 문서가 갑자기 마음에 안 들어서 차라리 어제의 저장상태로 되돌리고 싶다면 버전을 되돌리면 간단하게 처리됩니다.

하지만 그 기록이 많이 쌓이니 용량을 많이 차지하는군요.

마이크로소프트가 대학에 지원하는 저장 용량을 대폭 줄여버린 바람에 많은 혼선이 있을 것 같습니다.

저처럼 관련 정보를 찾던 분들에게 조금이나마 도움이 되시길 바라며 마칩니다.